Beberapa hari yang lalu, ada agenda presentasi untuk prospek project kedepan. Kali ini tentang Sistem Penggajian disalah satu PT yang bergerak dibidang SDM di Jogja. Presentasi yang trakhirnya baru tau kalo barusan yang ada diforum adalah 3 direktur utama perusahaan itu ma 1 orang manager HRD, wew.. ternyata yang punya perusahaan toh, pantess. Hmm., overall berjalan dengan baek dan lancar. Dari situ ada beberapa point yang ingin aq angkat disini, terkait dengan beberapa hal yang ada didalam suatu proyek.

Berawal dari pertanyaan dari salah satu direktur setelah kita menjelaskan sistem yang sudah jadi dan menerangkan fitur” yang difasilitasi oleh sistem dan kemudahan” yang ada. Yaitu celetukan pertanyaan simpel seperti ini: “udah yah gitu ajah, itu satu kontrak satu sistem yah?. Kok cuman gitu aja yah?, kok mahal ya?”. Disini yang aku tangkap adalah Cost dari sebuah software/aplikasi.

Project Cost:
Ya memang banyak diluar sana kita dapati bahwa customer terkejut dengan harga proyek yang kita tawarkan. Beruntunglah diantara kita jika menemukan customer yang g bermasalah dengan harga kita.:). Dalam sebuah proyek ada istilah perkiraan biaya dan harga proyek. Perkiraan biaya dengan harga proyek disini mempunyai perbedaan, yaitu harga proyek sudah memasukan unsur keuntungan tim proyek. Dalam penentukan biaya seorang pemimpin proyek dalam hal ini PM harus bisa mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan waktu. Sumber daya disini adalah: SDM, Material (Scope Bisnis) dan Tools. Dalam project cost management ada 3 kegiatan dasar, yaitu: cost estimating, cost budgeting dan cos control. Cost estimating terkait melakukan estimasi biaya terhadap kebutuhan SDM untuk menyelesaikan proyek. Mungkin disini bisa dikatakan kita menghitung mandaysnya personil proyek. Cost budgeting disini lebih kepada estimasi biaya dari aktifitas atau paket” pekerjaan yang ada. Bisa diliat dari fitur” yang difasilitasi, modul” yang ada, dan sejenisnya. Keberadaan Work Breakdown Structure (WBS) disini akan sangat membantu dalam melakukan cost budgeting untuk menentukan harga dasar proyek. Sedangkan cost control adalah menentukan spot” atau faktor” yang mempengaruhi variasi perubahan dan pembengkakan pada anggaran proyek. Kadang kita lemah di cost controlnya, kurang memperhatikan point ini. Bahwa kita harus peka terhadap jalannya proyek dan terus memonitor segala aktivitas dan perubahan” yang ada. Dalam cost control bisa dibantu dengan keberadaan Approved Change Requests. Nah kemudian ketika ada pertanyaan seperti itu, kita harus jawab seperti apa?..:D. Dan g mungkinlah kita menjelaskan asal muasal munculnya suatu harga proyek secara teknis terinci. Tinggal pinter”nya kita memberi pemahaman sederhana yang fundamental ajah. Bahwa sebenernya simple ketika kita melihat aplikasi yang sudah jadi dengan fasilitas” fitur yang ada, kemudahan” yang ditawarkan, kecepatan dalam menyelesaikan rangkaian bisnis proses yang sebelumnya blm terkomputerisasi, kenikmatan memperoleh infomasi dan report” yang hanya tinggal klik enter, dll. Tapi apakah sesimple itu ketika kita mendevelop aplikasi tersebut, tentu tidak. Jadi inget gurauan temen: “dalam membuat aplikasi, semakin mudah dan simple aplikasi kita terhadap user maka semakin ribet dan rumit codingnya..:p”. Itu intermezo..:D. Sebenernya intinya adalah Investasi. Itu yang mungkin bisa mewakili. Itu yang mungkin dipikirkan ketika banyak orang” diluar sana yang menginginkan sistem dia dikomputerisasi. Bahwa kenikmatan, kemudahan”, kecepatan”, kemanan data (integrity), konsistensi, realibility yang ditawarkan aplikasi merupakan sebuah nilai lebih dari sebuah sistem ter-computerize dibandingkan dengan sistem manual. Tinggal berani atau tidak bapak berinvestasi tentang hal ini. Tentunya g hanya itu aja, banyak alasan” teknis logis yang bisa diterima customer diluar sana..:).

Point selanjutnya juga berawal dari pertanyaan. “Untuk buat aplikasi/sistem seperti itu, butuh berapa lama yah?”. Nah kalo sekarang kita akan berbicara tentang waktu dalam suatu proyek.

Project Time:
Berbicara pada Project Time Management ini yang susah menurutku, coz banyak hal yang berpengaruh baik internal maupun external. Banyak dependensi yang terlibat. Besok” ajalah ngomongin ini, coz lingkup pembahasannya cukup luas, sampek ke penentuan dan perhitungan umur proyek dilihat dari critical path yang ada, waktu optimis, waktu paling mungkin, waktu pesimis, updating schedule projec, dll. Yang pasti pada dasarnya Project Time Management mempunyai lingkup sebagi berikut: Activity Definition, Activity Sequencing, Activity Duration Estimating, Schedule Development dan Schedule Control.

So, jawabnya gimana?. Hmm., pinter” lagi kita memberi pemahaman tentang Project Time Management agar kita dapat kesepahaman tentang timeline kasaran yang kita tawarkan. Bahwa waktu proyek (lifecycle dari suatu project) sangat bergantung pada beberapa hal, yaitu: terkait seberapa cepat kita tau dan mengerti tentang bisnis proses yang sedang berjalan saat ini, seberapa banyak kita mengetahui jenis” informasi dan data yang ada baik itu data primer (master) dan data output (yang diinginkan), dan apa saja yang diinginkan (harapan) dari sistem nantinya. Dan smua itu tidak lepas dari kerjasama yang cooperatif antara kita sebagai pihak pengembang (developer) dan pihak user (customer/client). Kadang hal ini dapat menjadi tembok besar yang menghambat proses development sebuah softwar ketika tidak ada kerjasama yg cooperatif dari pihak client. Misal infomasi yang mungkin sengaja tidak ditransfer menyeluruh, penempatan person yang kurang kompeten menjelaskan bisnis proses yang ada ke kita, dll. Dan timeline yang kita tawarkan merupakan estimasi dari aktifitas” yang sudah kita identifikasi dari aplikasi yang sudah ada dan dari historical information pada pengalaman pengerjaan proyek yang lalu dan yang serupa. Jadi apa yang kita tawarkan terkait waktu pengerjaan adalah range waktu “teraman” yang coba kita peroleh dari constraint” yang ada terkait scope activity, assumptions, historical information dan expert judgment yang kita punyai. Tapi itu smua tidak lepas dan bergantung dari kerjasama yang cooperatif dari pihak client nantinya. (ngangguk..ngangguk.. halah..:p).